Stampanti aziendali: privacy a rischio

Un recente sondaggio promosso da Lexmark in collaborazione con TNS Sofres rileva che l’abbandono di documenti riservati nelle stampanti da parte dei dipendenti, rischia di compromettere sia la loro carriera che il business delle aziende

In tutta Europa e negli uffici italiani ogni giorno si mette a rischio la propria carriera, la reputazione e il business dell’azienda per cui si lavora semplicemente stampando documenti riservati e abbandonandoli sui vassoi delle stampanti: è quanto emerge da una ricerca promossa da Lexmark e condotta in Europa da TNS Sofres attraverso interviste su un campione rappresentativo di 2.500 dipendenti.

Il paradosso: perdere il posto di lavoro per un foglio di carta

La dimenticanza è un fattore comune: in Europa, infatti, oltre il 64% degli intervistati ha ammesso di aver lasciato almeno una volta, o trovato sulla stampante del proprio ufficio collegata in rete, documenti sensibili; in Italia la percentuale è ancora più alta (67%). Ne consegue una situazione di generale apprensione che porta circa 8 persone su 10 (il 78% degli intervistati in Europa, l’88% in Italia) a dichiarare di essere effettivamente preoccupate per la sicurezza dei propri documenti riservati quando vengono stampati.

Quali possono essere le conseguenze di tali comportamenti? Gli italiani ammettono di temere gli effetti che tale azioni possono provocare, soprattutto in relazione ai danni alla reputazione e all'immagine personale (85%), mentre solo il 12% ritiene che abbandonare sulla stampante queste informazioni potrebbe costare addirittura il posto di lavoro; più ansiosi in questo senso sembrano essere inglesi e tedeschi che vedono il licenziamento come un rischio concreto (26%).

Resta il fatto che, dal curriculum vitae fino ai dati relativi ai clienti, ogni giorno un elevato numero di documenti riservati viene quotidianamente lasciato sui vassoi delle stampanti. La ricerca ha evidenziato, inoltre, che i documenti più frequentemente abbandonati sulla stampante sono quelli contenenti informazioni di natura personale (51% in Italia corrispondente ad una media europea del 53%), di carattere aziendale (41% in Italia a fronte del 48% in Europa) e, infine, dati relativi ai clienti (sempre il 41% in Italia contro il 32% in Europa).

La realtà: la perdita di denaro delle aziende

Abbandonare i documenti riservati sul vassoio della stampante può comportare un danno concreto per l’azienda dal punto di vista finanziario: in Italia il 28% degli intervistati stima l’ammontare di tale perdita a 100.000 euro o più. Da notare come questo dato sia stato fornito da quasi un quinto (19%) del campione europeo che opera in aziende con meno di 50 dipendenti, realtà sulle quali un danno di questo genere può avere un impatto devastante.

In Italia il rischio di danneggiare l'immagine o la reputazione dell’azienda è percepito soprattutto da chi lavora nel settore finanziario, assicurativo e giuridico (64% degli intervistati), mentre i meno attenti a questo pericolo sembrano essere i dipendenti pubblici (37%).

Eventuali ripercussioni sulla customer satisfaction sono, invece, tenute in grande considerazione dai dipendenti del settore informatico, come evidenziano il 44% degli intervistati. In Italia è sempre il settore informatico quello in cui i dipendenti si mostrano tra i più preoccupati per il rischio di essere licenziati a causa di un documento confidenziale lasciato sulla stampante.

L’assunto: c’è una generale mancanza di sensibilità

Curioso l’elevato numero di intervistati in Italia (il 61%) che afferma di non essere a conoscenza di alcuna procedura specifica volta ad evitare i rischi legati a questo tipo di comportamento. Sebbene gli italiani siano in Europa tra i più attenti alla possibilità che qualcun altro possa leggere i propri documenti riservati (88% contro una media europea del 78%), la ricerca ha rivelato che a una maggiore anzianità professionale non corrisponde un proporzionale aumento della sensibilità rispetto al problema, nonostante il maggior grado di riservatezza delle informazioni che i vertici aziendali si trovano a dover gestire.

In ogni caso, gli italiani si dimostrano sempre propositivi e il 66% degli intervistati dichiara che aderirebbe volentieri alla definizione di procedure che contribuissero a ridurre l’entità del fenomeno; solo il 29%, tuttavia, afferma che sarebbe disposto ad osservarle, a differenza degli intervistati inglesi, meno proattivi nel promuovere le procedure (42%) ma più ligi nel volerle metterle in pratica (46%).

L'attenzione alla sicurezza parla spagnolo

In sintesi in tutta Europa una media rilevante, il 64% degli intervistati, ha dichiarato di aver lasciato o trovato documenti confidenziali sul vassoio di una stampante. La nazione che dimostra una minore riservatezza è il Regno Unito (71% di interpellati); al contrario l’attenzione alla sicurezza in Spagna sembra essere più alta, con solo il 57% delle segnalazioni. In Italia il dato è più alto della media e si attesta su 67%.

Lexmark aiuta a proteggere i dati e tutelare la privacy

“I risultati di questo studio evidenziano quali siano le dimensioni del rischio che le aziende corrono a causa dei documenti abbandonati sulle stampanti - ha commentato Massimiliano Tedeschi, Amministratore Delegato di Lexmark Italia -. Sappiamo quanto la sicurezza rappresenti un fattore chiave per il business delle aziende di qualsiasi dimensione, per questo motivo Lexmark lavora con impegno per sviluppare e proporre alle aziende soluzioni concrete ed efficaci che permettano di prevenire inutili rischi”.

L’impegno di Lexmark nel diffondere una maggiore consapevolezza sul tema security si muove su due fronti: da un lato promuovere periodicamente campagne di sensibilizzazione che coinvolgono tutto il network dell’azienda, dai dipendenti ai fornitori; dall’altro proseguire l’attività di ricerca e sviluppo volta a sviluppare nuove soluzioni che aiutino a salvaguardare, anche tecnologicamente, i dati personali e il patrimonio informativo aziendale. In particolare,

Lexmark ha integrato in alcuni modelli di fascia business della propria offerta di stampanti una funzionalità, Confidential Print, che richiede l'inserimento di un PIN prima di poter recuperare il documento dalla stampante.

[via Data Manager on line]